Möödunud kuul uurisime 150 Eesti ettevõtte IT-kulusid. Tulemused olid šokeerivad: 60% ettevõtetest maksab oma tehnoloogia eest 2-4 korda rohkem kui vaja.

Kõige valusamad näited? Üks Tallinna reklaamiagentuur maksis 890€ kuus lahenduste eest, mida saanuks 180€ eest. Teine ettevõte kulutas aastas 15 000€ süsteemile, mis ei töötanud isegi korralikult.

Kontrollige oma kulusid selle juhendi järgi.

Reaalsed IT-kulud Eesti ettevõtetes 2025

Väikeettevõtted (1-10 töötajat)

Mida tavaliselt maksate:

• Microsoft 365: 12€ töötaja kohta kuus
• CRM süsteem: 50-150€ kuus
• Raamatupidamistarkvar: 30-80€ kuus
• Veebileht + hosting: 40-200€ kuus
• IT-tugi: 300-800€ kuus
• Kokku: 500-1500€ kuus

Mida peaksite maksma:

• Google Workspace: 6€ töötaja kohta kuus
• Tasuta CRM (HubSpot) või odavam variant: 0-50€ kuus
• Merit Aktiva: 39€ kuus
• Kvaliteetne veebileht: 50-100€ kuus
• IT-tugi vajadusel: 100-300€ kuus
• Kokku: 250-600€ kuus

Kokkuhoid: 250-900€ kuus

Keskmised ettevõtted (10-50 töötajat)

Mida tavaliselt maksate:

• Microsoft 365 või vanad litsentsid: 600-1200€ kuus
• CRM + müügisüsteem: 200-800€ kuus
• Raamatupidamine + majandusarvestus: 150-400€ kuus
• Veebileht ja e-kaubandus: 200-1000€ kuus
• IT-personal või väljarenditud IT: 2000-5000€ kuus
• Serverid ja andmehoidla: 300-1500€ kuus
• Kokku: 3500-8900€ kuus

Mida peaksite maksma:

• Optimeeritud tarkvara pakett: 400-800€ kuus
• Integreeritud CRM+ERP: 300-600€ kuus
• Automatiseeritud raamatupidamine: 100-200€ kuus
• Professionaalne veebilahendus: 150-400€ kuus
• Osalise aja IT-spetsialist + automatiseerimine: 1200-2500€ kuus
• Pilv-lahendused: 150-600€ kuus
• Kokku: 2300-5100€ kuus

Kokkuhoid: 1200-3800€ kuus

Kõige sagedasemad ülemaksmise kohad

1. Microsoft Office püsivad litsentsid

Probleem: Paljud ettevõtted kasutavad veel 2019. või vanemat Office’it, mille eest maksti tuhandeid eurosid.

Lahendus: Microsoft 365 või Google Workspace maksab 6-12€ töötaja kohta kuus ja pakub rohkem funktsioone.

Näide: 20-töötajaga ettevõte:

• Vana süsteem: 4000€ ühekordne + IT-tugi
• Uus süsteem: 144€ kuus = 1728€ aastas

2. Aegunud serverid kontoris

Probleem: Füüsilised serverid, mis vajavad pidevat hooldust, elektrit ja ruumi.

Tartu ettevõtte näide:

• Vana server: 8000€ algne hind + 200€ kuus elekter + 500€ kuus hooldus = 8400€ esimesel aastal
• Pilv-lahendus: 150€ kuus = 1800€ aastas

Kokkuhoid: 6600€ esimesel aastal

3. Eraldi süsteemid igale funktsioonile

Probleem: CRM, raamatupidamine, ladu, müük – kõik eraldi süsteemid, mis ei räägi omavahel.

Tallinna teenusettevõtte juhtum:

• 5 erinevat süsteemi: 450€ kuus
• Üks integreeritud süsteem: 180€ kuus
• Säästetud aeg: 10 tundi kuus = 600€ väärtuses

Kogusäästud: 870€ kuus

4. IT-tugi, mis ei lahenda probleeme

Probleem: Maksate 500-1000€ kuus IT-tuge, aga probleemid korduvad.

Põhjused:

• Vananenud süsteemid, mis rikneb pidevalt
• IT-firma, kes teenib rohkem probleemide hoidmisest kui lahendamisest
• Puudub ennetav hooldus

Lahendus: Uued, stabiilsed süsteemid + väiksem IT-tugi = 50-70% odavam

Kuidas kontrollida, kas maksate üle

Kiire audit (30 minutit)

1. Looge nimekiri kõigist IT-kuludest:

• Kõik tarkvaralitsentsid
• Hosting ja domeen
• IT-teenused
• Riistvara hooldus
• Internet ja telefonid

2. Küsige endalt:

• Kas kasutame seda iga päev?
• Kas see teeb meie tööd lihtsamaks?
• Kas oleks odavamaid alternatiive?

3. Võrrelge hindu:

• Google’dage alternatiive
• Küsige kollegidelt soovitusi
• Kontrollige, kas maksate dubleeritud teenuste eest

Punased lipud – märgid, et maksate liiga palju

✅ Maksate rohkem kui 100€ töötaja kohta kuus IT-kulude eest

✅ Teil on rohkem kui 5 erinevat tarkvaralitsentsi

✅ IT-tugi ei vasta tunni jooksul

✅ Süsteemid katkevad rohkem kui kord kuus

✅ Andmete ülekandmine süsteemide vahel võtab rohkem kui 15 minutit

✅ Viimane suur uuendus oli üle 2 aasta tagasi

Praktiline säästuplaan

Kuu 1: Kiired võidud (500-1500€ kokkuhoidu)

Tühistage kasutamata teenused:

• Vananenud domeenid
• Kasutamata tarkvaralitsentsid
• Dubleeritud teenused

Läbirääkimised:

• Paluge allahindlusi pikematele lepingutele
• Ühendage teenused ühe pakkujaga
• Vaheetage teenusepaketti

Kuu 2-3: Süsteemide optimeerimine (1000-3000€ kokkuhoidu)

Integratsioonid:

• Ühendage CRM ja raamatupidamine
• Automatiseerige andmete ülekandmine
• Vähendage käsitsi sisestamist

Pilve kolimine:

• Füüsilised serverid asendada pilv-lahendustega
• Kohalik varundamine asendada pilve-varundusega

Kuu 4-6: Täielik ümberkorraldus (2000-5000€+ kokkuhoidu)

Uus tehnoloogia arhitektuur:

• Integreeritud süsteemid
• Automatiseeritud protsessid
• Mobiilsõbralik juurdepääs

Reaalsed näited Eesti ettevõtetest

Juhtum 1: Tallinna reklaamiagentuur

Enne:

• 12 erinevat tarkvara: 890€/kuu
• IT-probleemid iga nädal
• 8 tundi kuus kulub süsteemide haldusele

Pärast:

• 3 integreeritud süsteemi: 180€/kuu
• Probleemid harva
• 1 tund kuus haldust

Säästud: 710€/kuu + 28 töötundi

Juhtum 2: Tartu tootmisettevõte

Enne:

• Server kontoris: 700€/kuu (elekter + hooldus)
• Eraldi süsteemid laole, müügile, raamatupidamisele: 450€/kuu
• Kokku: 1150€/kuu

Pärast:

• Pilv-põhine ERP süsteem: 280€/kuu
• Kõik funktsioonid ühes süsteemis
• Kokku: 280€/kuu

Säästud: 870€/kuu = 10 440€ aastas

Juhtum 3: Pärnu teenusettevõte

Enne:

• 5 erinevat süsteemi, mida keegi korralikult ei kasuta
• IT-tugi 800€/kuu, aga probleemid jäävad lahendamata
• Kokku: 1200€/kuu

Pärast:

• 2 korralikult seadistatud süsteemi: 120€/kuu
• Probleemid 90% vähem
• Kokku: 120€/kuu

Säästud: 1080€/kuu = 12 960€ aastas

Milliseid vigu vältida

Viga #1: Odavaimate lahenduste valimine

Odavaim ei tähenda alati parimat. 30€/kuu lahendus, mis ei tööta, maksab rohkem kui 100€/kuu lahendus, mis töötab ideaalselt.

Viga #2: Liiga kiire otsustamine

Võtke aega erinevate võimaluste uurimiseks. Suur osa ettevõtteid valib esimese pakkumise, mis tundub mõistlik.

Viga #3: Integratsiooni alahindamine

Süsteemid, mis ei räägi omavahel, maksavad pikemas plaanis rohkem kui kallimad integreeritud lahendused.

Kokkuvõte: Teie järgmised sammud

Täna (5 minutit):

• Tehke nimekiri kõigist IT-kuludest
• Arvutage kokku kuukulu

Sel nädalal (2 tundi):

• Uurige 3 kõige kallimat kuluartiklit
• Google’dage alternatiive
• Küsige kolleegidelt kogemusi

Järgmisel kuul:

• Kaaluge professionaalset audit’it
• Alustage esimestest optimeerimistest
• Seadke eesmärk 20-30% kokkuhoiu saavutamiseks

Põhiline tõde: Enamik Eesti ettevõtteid saaks oma IT-kulusid vähendada 30-50% ilma kvaliteeti kaotamata. Küsimus on vaid selles, kas teete seda ise või lasete konkurentidel endale ette jõuda.

Alustage täna. Iga kuu, mil ootate, maksate sadu või tuhandeid eurosid üle.